今年度は住んでいるマンションの管理組合の理事長になってしまいました。
理事になる年だということはわかっていたのですが(持ち回りのため)、まさかの理事長。
くじを引いた奥さんは恐縮しておりましたが、当たったもんはしかたない。
どうしてもやりたくないのであれば、引っ越すしかないのですから(笑)。

というわけで、かれこれ約半年間理事長をやっているわけですが、就任後何回か理事会に出席しました。
(てか、理事長がおらんと始まらない)
その中で気づいたことがいくつかあります。

結局のところ、理事会は企業での会議と似ているということ。

まずは時間。
各理事の貴重な休日を割いて(僕含む)理事会を開くわけですから、エンドレスというわけにはいきません。
なので時間を厳守、そして短縮するために工夫する必要があると思います。

そのためには議題をある程度前もって知っておき、前もって伝えておくこと。
前もって知っておくことでアジェンダも作成できるし、理事会の進行がシミュレーションできます。

そして管理人もしくは管理会社とのコミュニケーションが必要だということ。
アジェンダを作るためには、管理人もしくは管理会社とのコミュニケーションが不可欠となります。

油断していると、管理会社主導の理事会となってしまい、管理会社のいいなりで議事が進行してしまいます。楽だけど、これって思考停止状態です。
緊急性のないことや、必要性のないことまでも即決を求められてしまう可能性があり、また判断を間違ってしまう可能性もあります。

マンションは古くなればなるほど必要な工事などが増えてくるものですが、予算も限られています。
そうなると、理事会での取捨選択が重要になってくるので、理事会の時間もかかりがち。
短い時間で理事会を終わらせるためには、前もっての準備が必要となってきます。

最後に、理事長はあまり理事会でしゃべらなくてもいいということ。
ここはけっこうなポイントです。
目的は理事会を理事長の意見主導で動かすのではなく、各理事の幅広い意見を吸い上げて検討し、理事会の総意として意見を纏めあげる必要があるからです。

理事長の役割は理事会の議長でもあります。
すなわち、自分の意見を述べる独演会のようなものにするのではなく、各理事の意見を満遍なく吸い上げる必要があるのです。

だけど、各理事の中にはやる気のある人はほとんどいないと考えたほうがいいです。
中には意欲的に携わっておられる方もおられると思うのですが、基本的には当たっちゃったからしょうがないと思っている人という認識でいたほうがいいと思います。
(正直自分もそうなので)

となると、意見などは出てこないと予想されます。ことなかれ主義の国日本ですから。
そこで満遍なく意見を求めるわけです。
しょうがなく理事会に出てきている人は、出てくるというだけでもまじめな人。
そういう時は「しょうがないから」意見を出してくれるものです。

そして満遍なく意見を聞くことで「理事会の総意」という共通認識を生むことができます。

国の最高峰の会議である国会ですら「強引」という印象を持つ人がいるのですから、マンション管理組合の理事会ならなおのこと。
なのでとりあえず各理事の意見を聞き、各理事とともに意見をまとめていくことで共通認識が生まれるわけです。

「あん時、◯◯さんの意見を聞くからこうなった。」

なんてことにならないようにしないといけませんよね。

以上まとめてみると、冒頭で述べた通り企業内での会議と似ているなと思いませんか?
そう考えると「ファシリテーション能力」が、理事長には不可欠なのかもしれません。
リーダーシップでもやる気でもなく、ファシリテーション能力なのですよ。

てなことを僕は思います。
かといって、実際に自分がファシリテーターとしてできているかはわかりません。
人間なので、自分の意見を押し通そうとする部分もあると思います。
だけどファシリテーターとして、淡々と理事長業務をしていく。
これだけは肝に銘じております。

最後にもうひとつ。
地区委員の副部長まで当たりました…。
今年は当たり年だなあ。トホホ…。
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